Hotels & Gastgewerbe

API zum Auslesen von Reisepässen und Ausweisen beim Hotel-Check-in

Verbringen Sie weniger Zeit mit dem Kopieren von Dokumentdetails und haben Sie mehr Zeit für die Begrüßung Ihrer Gäste.

IdScanly extrahiert strukturierte Informationen aus unterstützten Pässen und Personalausweisen, damit Ihre Hotelsoftware Gästeregistrierungsdatensätze erstellen kann. Fügen Sie das Scannen von Dokumenten zu einem Formular vor der Ankunft oder einem Empfangsworkflow hinzu und lassen Sie Ihr Team die Details überprüfen, bevor Sie den Check-in abschließen.

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Integrationsbeispiel

Synthetische Daten. Mögliches Integrationsmuster, kein fertiger Connector und keine Live-Produktoberfläche.

Dokument
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DokumentDEMO-0001
Datensatzentwurf
NameAlex Example
Datensatzentwurf
PMS
NameAlex Example
Prüfung erforderlich

Gästedokumente als Grundlage für Check-in-Daten

Während einer geschäftigen Ankunftszeit kann selbst eine einfache Buchung mehrere Runden der Dateneingabe erfordern. Die Rezeption prüft eine Reservierung, liest einen Reisepass, gibt die Gästedaten ein und erstellt den Registrierungsdatensatz. Bei einer Familien- oder Gruppenbuchung wird dieser Vorgang für jeden Gast wiederholt.

Eine API, die Passdaten für Hotels liest, hilft beim Transkriptionsschritt. Ihre Software sendet ein Dokumentbild an IdScanly und empfängt strukturierte Felder, die einen Gastdatensatzentwurf ausfüllen können. Das Personal kann einen vorgeschlagenen Wert überprüfen, anstatt jeden Namen, jede Nummer und jedes Datum von Anfang an einzugeben.

Der gleiche Ansatz funktioniert für Softwareanbieter im Gastgewerbe, die Registrierungsfunktionen für mehrere Unterkünfte erstellen. Ihre Software steuert die Gästeschnittstelle, den Reservierungsabgleich und die Verbindung zum Property-Management-System. IdScanly stellt die Komponente zum Lesen von Dokumenten bereit.

Gästeregistrierung vor der Anreise und an der Rezeption

Gästeregistrierung vor der Ankunft

Fügen Sie einen Schritt zum Fotografieren des Ausweisdokuments in Ihren eigenen Online-Check-in-Ablauf ein, wenn dies für die Immobilie und den Standort angemessen ist. Verknüpfen Sie die Scan-Sitzung mit der entsprechenden Reservierung und dem Gästedatensatz, damit die Rezeption die Informationen bei der Ankunft überprüfen kann.

Dies ist besonders nützlich, wenn die Person, die gebucht hat, nicht die einzige Person ist, die übernachtet. Jeder Gast kann einen separaten Datensatz haben, ohne dass die Rezeption die Daten des Buchungsinhabers für alle wiederverwenden muss.

Unterstützung beim Check-in an der Rezeption

Mitarbeiter können einen unterstützten Reisepass oder Ausweis über Ihre Anwendung erfassen und die zurückgegebenen Felder neben der Buchung prüfen. So durchlaufen Gäste ohne Voranmeldung und Gäste ohne vorherige Online-Registrierung denselben strukturierten Registrierungsprozess.

Gruppenankünfte

Halten Sie die Dokumentenverarbeitungssitzung jedes Gastes getrennt und verknüpfen Sie die resultierenden Gästedatensätze mit der gemeinsamen Buchung. Dies hilft Ihrer Software, eine klare Beziehung zwischen der Reservierung, dem einzelnen Reisenden und seinen Dokumentdetails aufrechtzuerhalten.

Gästedaten für Ihre Hotelsoftware

Abhängig vom Dokument und den unterstützten Feldern kann IdScanly Folgendes zurückgeben:

  • Gastname und verfügbare Namensbestandteile.
  • Geburtsdatum und Nationalität.
  • Dokumenttyp und Dokumentnummer.
  • Ausstellendes Land und verfügbare Ausstellungsdetails.
  • Ausgabe- und Ablaufdaten sind aufgedruckt und werden unterstützt.
  • Verfügbare maschinenlesbare Zonen- oder MRZ-Informationen.

Ihre Integration entscheidet, welche Felder in den Gästeregistrierungsdatensatz gehören. Ein aus dem Dokument verfügbares Feld muss nicht automatisch im PMS gespeichert werden.

Hotel-Check-in in vier Integrationsschritten

  1. Verbinden Sie die Erfassung mit einem Gast. Ihre Software erstellt eine Scan-Sitzung und verknüpft sie mit der Reservierung und dem einzelnen Reisenden.
  2. Laden Sie die erforderlichen Dokumentenbilder hoch. Reichen Sie die Passdatenseite oder die erforderlichen Seiten des Personalausweises ein. Bewahren Sie in dieser Sitzung neue Fotos desselben Dokuments auf.
  3. Bereiten Sie den Registrierungsentwurf vor. Rufen Sie strukturierte Ergebnisse ab und ordnen Sie die relevanten Felder Ihrem Gästeregistrierungsformular zu.
  4. Überprüfen und bestätigen. Die Rezeption oder der Gast prüft die vorgeschlagenen Details. Ihre Software sendet die genehmigten Felder über die von Ihnen implementierte Integration an das PMS.

Halten Sie die Buchungsinformationen während der Überprüfung sichtbar. Ein anderer Nachname, eine andere Namensreihenfolge oder ein anderer Name des Buchungsinhabers ist ein Grund, die Datensätze zu vergleichen, anstatt stillschweigend die ursprüngliche Reservierung zu ersetzen.

Gäste bei unleserlichen Dokumentfotos unterstützen

Blendung auf einer Reisepassseite, ein abgeschnittener Ausweis oder ein unscharfes Bild können den Online-Check-in stören. IdScanly gibt verfügbares Feedback zur Dokumentfotoqualität zurück, das Ihre Schnittstelle zur Erläuterung des nächsten Schritts verwenden kann.

Bitten Sie den Gast, die Beleuchtung zu verbessern, das vollständige Dokument beizufügen oder ein unklares Bild neu zu fotografieren, wenn das Scan-Feedback dies erfordert. Zusätzliche Bilder und neue Fotos desselben Dokuments können zum zusammengeführten Ergebnis der Sitzung beitragen.

Ihre Software kann auch während der Verarbeitung fortschreitend verfügbare Felder verwenden, während der letzte Bestätigungsschritt frei bleibt.

Dokumenten-OCR in Ihre Hotelsoftware integrieren

Verwenden Sie die REST-API Ihres Backends und behalten Sie die API-Anmeldeinformationen serverseitig bei. Ihre Software verwaltet den dem Gast zugewandten Dokumentfotobildschirm, die Personalberechtigungen, die Reservierungszuordnung und die PMS-Feldzuordnung.

IdScanly unterstützt JPEG-, PNG-, WebP-, HEIC- und HEIF-Bilder. Testen Sie vor der Produktion die bei Ihren Gästen gängigen Reisepass- und Personalausweisversionen, darunter Namen mit Akzenten und Dokumente mit beidseitigen Angaben.

Entdecken Sie die API-Dokumentation

Nur die benötigten Registrierungsdaten übernehmen

IdScanly verarbeitet Dokumentbilder, um OCR-Ergebnisse zurückzugeben, anstatt ein Dokumentenarchiv zu betreiben. Temporäre Dateien und Aufzeichnungen können an der Verarbeitung, dem Abruf von Ergebnissen und der notwendigen Fehlerbehebung beteiligt sein. Überprüfen Sie vor der Inbetriebnahme die aktuellen Verarbeitungsbedingungen und die Aufbewahrungspflichten Ihres Hotels.

Lokale Gästemeldungen, Anbindungen an staatliche Systeme und Registrierungsregeln bleiben Teil des Arbeitsablaufs Ihres Hotels. Die OCR-API liefert Dokumentdaten; Ihre Integration übernimmt die erforderlichen Berichte und Genehmigungen.

Häufige Fragen zur Dokumentenerfassung im Hotel

Kann IdScanly eine Verbindung zu unserem Immobilienverwaltungssystem herstellen?

Ihr Backend kann die strukturierten Ergebnisse von IdScanly Ihrer PMS-Schnittstelle zuordnen. Die API stellt Dokumentdaten bereit; Die PMS-Verbindung, Feldzuordnung und Aktualisierungsregeln müssen für das von Ihnen gewählte System implementiert werden.

Können Gäste ihre Reisepässe vor der Ankunft scannen?

Ja. Sie können das Fotografieren des Ausweisdokuments zu Ihrem eigenen Registrierungsablauf vor der Ankunft hinzufügen und die Ergebnisse mit der Reservierung verknüpfen. Die Unterkunft entscheidet, wann eine Erfassung angebracht ist und wie die Angaben bestätigt werden.

Kann es beide Seiten eines Personalausweises lesen?

Ja. Laden Sie die relevanten Seiten desselben Dokuments in einer Scan-Sitzung hoch. IdScanly kombiniert die verfügbaren Informationen zu einem zusammengeführten Ergebnis.

Was passiert, wenn ein Name von der Reservierung abweicht?

Zeigen Sie beide Werte zur Überprüfung an. Die Rezeption kann Differenzen hinsichtlich der Namensreihenfolge, der Schreibweise, des Buchungsinhabers oder der tatsächlich übernachtenden Person klären.

Übermittelt die API Gastdaten an lokale Behörden?

Nein. Jede erforderliche Berichtsanbindung wird von Ihrem Immobilien- oder Softwareanbieter separat unter Verwendung der entsprechenden genehmigten Daten implementiert.

Welche Gastdokumente sollten wir testen?

Beginnen Sie mit den Ländern, Passversionen und Ausweisen, die bei Ihren Gästen am häufigsten vorkommen. Bestätigen Sie die Felder, die Ihr Registrierungsprozess benötigt, anstatt davon auszugehen, dass jedes Dokument dieselben Informationen enthält.

Eine reibungslosere Gästeregistrierung gestalten

Testen Sie IdScanly mit Ihren Gastdokumenttypen und sehen Sie, wie strukturierte OCR-Ergebnisse zu Ihrer Check-in-Software passen könnten. Teilen Sie Ihr PMS, Ihre Dokumentenanforderungen und das erwartete Ankunftsaufkommen mit, um die Integration zu besprechen.

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Zugehörige Arbeitsabläufe: Verwaltung der Immobilienvermietung · Besucherregistrierung

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